Quase uma em cada três organizações europeias admite ter registado erros no cálculo de salários e 60% dos responsáveis por payroll revelam dificuldades em acompanhar as alterações à legislação laboral. Os dados constam do European Payroll Study 2025, da Forvis Mazars, realizado junto de mais de mil responsáveis das áreas de payroll, recursos humanos e finanças em 13 mercados europeus. O mesmo estudo indica que 53% das organizações já recorrem a prestadores externos para reforçar a precisão do processamento salarial e o cumprimento legal.
Em Portugal, esta questão assume particular importância devido à composição do tecido empresarial. O país contava, em 2024, com 1.591.692 pequenas e médias empresas (PME), que representavam 99,9% do total de empresas, segundo dados do Instituto Nacional de Estatística (INE) disponibilizados pela Pordata. Dentro deste universo, 96,1% eram microempresas, estruturas onde o processamento salarial tende a depender de equipas reduzidas e de conhecimento concentrado em poucas pessoas.
Perante estes dados, a Ciphra alerta que muitas PME continuam a avaliar o custo do processamento salarial apenas através do tempo necessário para emitir os recibos de vencimento. Esta leitura deixa fora da análise uma parte significativa do trabalho e do risco associados ao processo, desde a recolha e validação de informação até às obrigações declarativas, à atualização legal e à correção de eventuais falhas.
Maria João de Figueiredo, chief executive officer (CEO) da Ciphra, comenta: «O custo do payroll interno raramente aparece concentrado numa única linha. Está disperso pelas horas dedicadas pela equipa, pela validação de dados, pelas atualizações dos sistemas, pelos esclarecimentos aos trabalhadores e pelo tempo necessário para corrigir um erro. Quando uma empresa compara apenas o preço de um serviço externo com o tempo de emissão dos recibos, está a comparar realidades diferentes.»
O processamento salarial cruza informação sobre admissões, alterações contratuais, férias, faltas, prémios, benefícios, retenções, contribuições e outros elementos com impacto na remuneração. Um dado incorreto pode obrigar à correção de recibos, declarações fiscais, contribuições para a Segurança Social e movimentos contabilísticos, além de exigir esclarecimentos aos trabalhadores afetados. Para a Ciphra, o impacto do erro deve ser avaliado através do tempo de correção, do risco de incumprimento e do efeito que pode ter na confiança das equipas.
A dificuldade em acompanhar a legislação constitui outro fator de pressão. O European Payroll Study 2025 revela que 62% dos responsáveis identificam a frequência das alterações regulamentares como um dos principais desafios operacionais. Cerca de 48% consideram mesmo a conformidade legal um critério decisivo na escolha entre manter o payroll dentro da empresa ou recorrer a um prestador externo.
A estas exigências juntam-se a segurança da informação e a proteção de dados pessoais. O estudo HR & Payroll Pulse 2025, desenvolvido pelo SD Worx Research Institute junto de 5.625 responsáveis de recursos humanos e cerca de 16 mil trabalhadores em 16 países europeus, indica que 47% das empresas estão a reforçar o investimento no cumprimento da legislação laboral e 46% na segurança dos dados de payroll.
Os estudos disponíveis também revelam uma mudança no modelo de prestação deste serviço. Atualmente, 36% das empresas europeias analisadas pelo SD Worx externalizam parcialmente o processamento salarial, percentagem que deverá atingir 41% até 2028. Entre as organizações que recorrem à externalização parcial ou total, cerca de metade afirma ter alcançado poupanças significativas no processo.
Segundo a Ciphra, esta poupança não resulta apenas da redução de horas de trabalho administrativo. A especialização permite distribuir conhecimento, criar procedimentos de validação, assegurar continuidade durante férias ou ausências e libertar as equipas internas para atividades com maior impacto na gestão de pessoas e no desenvolvimento do negócio.
Maria João Figueiredo assinala ainda: «Externalizar o processamento salarial não significa perder controlo. A empresa deve continuar a decidir sobre remunerações, benefícios e políticas internas, além de validar a informação antes do fecho. O que muda é a responsabilidade pela execução técnica, que passa a estar apoiada por uma equipa especializada, com processos definidos e conhecimento atualizado.»
A Ciphra recomenda que cada empresa avalie o seu modelo através do custo total do processo, em vez de considerar apenas o preço do software, o salário da pessoa responsável ou a mensalidade de um prestador. Essa avaliação deve contabilizar todas as horas envolvidas, o número de validações necessárias, a frequência dos erros, o tempo gasto em correções, a capacidade de substituir a pessoa responsável e o impacto de uma eventual interrupção.
A decisão entre um modelo interno, externo ou híbrido deve ainda considerar a dimensão da equipa, a complexidade das remunerações, o ritmo de contratação, os recursos disponíveis e o nível de especialização existente. O objetivo não passa por externalizar todas as funções, mas por assegurar que um processo crítico não depende de conhecimento informal, de procedimentos pouco documentados ou da disponibilidade permanente de uma única pessoa.
A Ciphra
Na Ciphra, a contabilidade não é vista como um mero cálculo das obrigações fiscais, ou seja, é um meio e não um fim. A empresa dá formação aos clientes, ouve e aconselha, além de apoiar nas tomadas de decisão. Gestão, fiscalidade e recursos humanos são tratadas como ferramentas que fazem parte de um todo estratégico do serviço prestado ao cliente. O maior objetivo é ajudar os clientes a crescer, a inovar ou simplesmente a consolidar o seu negócio, sendo acima de tudo parceiros.