Um em cada dois viajantes de negócios (50%) admite ter contornado as políticas de viagens e despesas (T&E) da sua empresa pelo menos uma vez ao longo da sua carreira profissional, de acordo com os dados da SAP Concur. O inquérito anual «Global Business Travel Survey» revela as áreas específicas em que os viajantes tomam liberdades, bem como os cenários em que optam por não apresentar qualquer despesa legítima.
Inconformidade dos funcionários com as regras
6% dos viajantes admitem ter usado os descontos corporativos para reservar viagens pessoais, enquanto 7% prolongaram uma viagem de negócios sem utilizar férias ou informar o seu gestor. Além disso, 1% referem utilizar fundos da empresa para despesas pessoais.
Os viajantes também contornam as regras para acomodar acompanhantes adicionais: 8% afirmam ter pago as refeições ou despesas de outras pessoas com fundos da empresa, enquanto outros 8% dizem ter levado convidados que não são colaboradores numa viagem.
O grau de aceitação em relação à violação das regras varia significativamente de geração para geração. Apenas 32% dos colaboradores da geração dos Baby Boomers e 37% da Geração X admitem estes comportamentos, em comparação com 55% dos Millennials e 55% da força de trabalho da Geração Z. A hierarquia profissional também tem influência: 54% dos executivos afirmam ter contornado as políticas de despesas de viagem no passado, em comparação com 49% dos não executivos.
Os viajantes são sinceros quanto às razões pelas quais testam os limites das políticas de T&E da organização. 49% atribuem isso às políticas flexíveis que facilitam a justificação da maioria das despesas. Por outro lado, 11% encaram isto como uma forma de compensar os salários injustos. Além disso, 6% apontam para processos internos de verificação deficientes, onde as violações provavelmente passarão despercebidas.
Além disso, 9% dos viajantes admitem que sentem pouca lealdade para com uma empresa que restringe os seus hábitos de viagem, enquanto 9% consideram isto normal porque «toda a gente o faz».
Algumas despesas nem sequer são declaradas
Apesar do número de viajantes de negócios que aproveitam ao máximo o que consideram serem políticas flexíveis, 13% afirmam ter evitado apresentar despesas legítimas no último ano para evitar chamar atenção indesejada.
A percepção no local de trabalho é um dos principais fatores que alimentam esta ansiedade em relação às despesas. 17% dos viajantes adiam o envio de uma nota de despesas por receio de serem identificados como alguém que gasta muito. 11% dizem que é para evitar dar a impressão de que gastam mais do que os seus colegas.
Outros procuram ser cuidadosos com os fundos da empresa. 30% dos viajantes abster-se-iam de apresentar o pedido de reembolso se a despesa lhes trouxesse benefícios pessoais, 13% evitariam pedidos que os levassem a ultrapassar o orçamento pré-aprovado para a viagem. Por fim, 8% não apresentariam o pedido se simplesmente não esperassem que a despesa fosse aprovada.
João Carvalho, head of finance da SAP e spend management para o sul da Europa, comenta: «Quando as políticas são claras, justas e fáceis de seguir, deixam de ser apenas um conjunto de regras para se transformarem numa ferramenta que capacita as pessoas. O objetivo não é controlar cada decisão, mas criar um ambiente de confiança onde os colaboradores possam focar-se no seu trabalho e viajar com a segurança de saber exatamente o que é esperado deles. As organizações que conseguem este equilíbrio não só reforçam a conformidade, como também fortalecem o compromisso, a transparência e a cultura empresarial.»
A SAP Concur
A SAP Concur é uma marca em destaque na gestão de viagens, despesas e faturas, apoiada pelo mais extenso ecossistema global de parceiros. Com inteligência artificial (IA) incorporada em todas as suas funcionalidades, as suas soluções antecipam as necessidades, reduzem o trabalho manual e orientam viajantes, administradores e responsáveis pelo orçamento em todas as interações. E como as viagens, as despesas e os pagamentos estão integrados numa única experiência interligada, os dados em tempo real transformam-se em informações úteis para a tomada de decisões. Empresas de todas as dimensões obtêm uma visão mais completa e precisa das despesas, o que por sua vez promove uma maior conformidade, aprovações mais rápidas e maior confiança em todas as decisões. Segura, escalável e concebida para satisfazer as exigências das organizações atuais, a SAP Concur está empenhada num mundo onde as viagens e as despesas praticamente se gerem sozinhas.