Os departamentos de recursos humanos (RH) são verdadeiros mestres na gestão e os softwares de RH são um braço direito essencial. São imprescindíveis para gerir pessoas e para realizar todas as questões implicadas, de forma eficiente. São também as ferramentas que contribuem para o sucesso da empresa. Ao resolverem tarefas demoradas mais rapidamente, permitem que os profissionais de RH tenham tempo para questões mais importantes.

Texto: Factorial/ Vanessa Rôla

.

Para que possa trabalhar de forma mais ágil e eficiente, preparámos esta lista de softwares de RH. Apresentamos softwares de gestão de projetos, de gestão de tempo e de avaliação de desempenho. Partilhamos também plataformas que permitem criar documentos de notas, bases de dados, calendários e recibos de vencimento.

Queremos que fique a conhecer as melhores das melhores ferramentas para gestão de RH. Nesse sentido, falaremos igualmente das ferramentas de topo, no que à gestão de RH diz respeito: os softwares tudo-em-um.

.

 O que são os softwares de RH?

Softwares de RH são programas destinados a melhorar a gestão de RH de uma empresa. Recorrendo a eles, os departamentos de RH realizam as suas tarefas mais velozmente, com menos esforço e maior eficiência.

Permitem controlar um leque variado de questões com menor investimento de recursos e de forma mais organizada. Sejam essas questões o recrutamento, o on-boarding, a avaliação de desempenho, férias, off-boarding ou formação.

Por se tratar de softwares, alguns com recurso até à inteligência artificial, reduzem também a probabilidade de erro. Para além de possibilitarem a preservação e arquivo da informação de modo seguro.

Em suma, não substituem os profissionais de RH mas são, certamente, indispensáveis para realizar um bom trabalho.

Poderá ler mais sobre aqui: sistemas de RH: 12 benefícios da digitalização dos recursos humanos.

.

Vantagens de usar este tipo de softwares

As vantagens são comprováveis diariamente. Sendo a primeira delas o aumento da produtividade. Realizar tarefas mais rapidamente, com a ajuda de um software, faz com que haja mais tempo para outras tarefas. Muitas vezes tarefas com maior retorno.

Outra vantagem será ter uma melhor noção dos recursos humanos e necessidades da empresa. Usando um programa de gestão de RH muito mais facilmente se pode ter um panorama da equipa e suas competências.

Consequentemente, também será muito mais fácil tomar decisões e elaborar estratégias. Bem como em que áreas apostar, ou onde não investir tanto.

Mas existem muitos outros benefícios, como melhorar a comunicação interna e os procedimentos. Ou, ainda, melhor preparar a empresa ao nível da segurança de dados.

Devem os RH aderir à automatização de processos em escritórios? Descubra aqui.

.

10 tipos de softwares de RH

Existem diferentes tipos de sistema de gestão de RH, vocacionados para as diferentes vertentes desta área. Apresentamos alguns:

1) Sistemas de recrutamento e seleção: utilizados para todas as fases do processo de recrutamento, da publicação da oferta ao on-boarding.

2) Programas de avaliação e desempenho: destinados exclusivamente a avaliar o desempenho dos colaboradores e recolher todos os dados relacionados com esse processo.

3) Softwares de gestão de formação: visam estruturar e agilizar os processos de formação interna, obrigatórios nas empresas.

4) Programas de gestão de tempo: como relógios de ponto, ou sistemas de tracking do tempo dedicado às tarefas.

5) Sistemas de gestão de equipas e turnos: permitem formar equipas, registar os seus dados e fazer a gestão de turnos.

6) Softwares de controlo de férias e ausências: possibilitam criar mapas de férias, registar ausências e monitorizar a assiduidade.

7) Portais de colaboradores: funcionam com um espaço em que é apresentada a informação dos colaboradores. Mas também onde estes acedem aos seus dados e documentos.

8) Sistemas de gestão de vencimentos: particularmente úteis para os RH, mas também para o departamento financeiro. Permitem fazer a gestão dos pagamentos e agilizar a cooperação entre estes dois departamentos.

9) Softwares de gestão de despesas: facilitam o controlo da gestão de custos, permitindo poupar tempo e dinheiro.

10) Softwares de RH tudo-em-um: aqueles onde é possível realizar todas as tarefas de RH numa única plataforma. Seja tempo, despesas, recibos de vencimento, assinaturas, documento, férias, etc, tudo pode ser feito neste tipo de softwares. Pode ficar a saber mais na secção abaixo.

.

Softwares de RH tudo-em-um

Como vimos, existem softwares para todas as tarefas a cargo dos RH. Recrutar, gerir tempo, gerir equipas, controlar despesas, criar e partilhar ficheiros, etc.

E depois existem os softwares tudo-em-um. O top dos softwares de gestão de RH. São cada vez mais a tendência e é evidente porquê. Um software de gestão tudo-em-um substitui um rol interminável de tarefas manuais e acaba com a necessidade de ter mil ferramentas.

Tudo fica concentrado numa única plataforma que é acessível para toda a empresa. Em consequência, o trabalho torna-se muito mais eficiente, a produtividade aumenta e os resultados são melhores e de melhor qualidade.

Assim, podemos dizer com toda a confiança que optar por um software de gestão tudo-em-um em detrimento de ter várias ferramentas separadas, equivale a apostar no sucesso da sua empresa. A chave está em saber escolher o software de gestão tudo-em-um certo.

Estes são os cinco motivos porque se deve otimizar os processos de empresas em crescimento.

.

Lista de softwares de RH

1) Factorial: software de RH tudo-em-um

Por serem cada vez mais tendência, como referimos acima, existem cada vez mais programas de gestão tudo-em-um no mercado. O software de gestão de RH tudo-em-um da Factorial distingue-se dos restantes.

O software da Factorial é o software de recursos humanos mais humano. Foi concebido parar criar soluções que resolvem problemas do dia-a-dia de gestores e colaboradores.

Recorrendo a ele, os profissionais de RH podem:

• Gerir a assiduidade e picagem de ponto dos colaboradores, a partir de qualquer lugar, e através de diferentes métodos;
• Aceitar (ou rejeitar) pedidos de férias, organizar todos os tipos de ausências e, ainda, descarregar mapas de férias e relatórios por equipa;
• Organizar os turnos de trabalho dos funcionários, através de calendários de equipa personalizados e automatizados;
• Criar um portal de carreiras interativo e realizar todos o processo de recrutamento e seleção com um software ATS;
• Avaliar o desempenho dos colaboradores, monitorizando a evolução das suas competências, e tomando decisões com base em dados reais;
• Integrar novos funcionários com um on-boarding prático e personalizável a cada novo funcionário, contribuindo para uma employee experience positiva;
• Organizar e acompanhar as formações internas da empresa, verificando as competências e resultados;
• Definir objetivos de negócio e KPIs para cada funcionário, monitorizá-los e proporcionar uma retribuição variável se forem atingidos;
• Centralizar todas as etapas do recibo de vencimento, reduzindo a margem de erro e obtendo insights mais especializados;
• Controlar custos internos, proceder a reembolsos de despesas e pagar através de um cartão empresarial.

A acrescentar a todas estas funcionalidades existe também a possibilidade de gerir documentos e criar relatórios de KPIs de RH. Mas também de ter um portal do colaborador, elaborar um organograma da empresa, implementar automatizações, definir um sistema de permissões, criar assinaturas eletrónicas e tantas outras funcionalidades.

São tantas as possibilidades que já está perdido? Então marque uma demonstração do nosso software com um dos nossos consultores de RH, que resolverá todas as suas dúvidas.

O software de RH tudo-em-um da Factorial adapta-se às necessidades dos profissionais de RH e à sua empresa. Já conta com mais de 7.000 empresas.

2) Asana

A Asana é, fundamentalmente, um programa de gestão de projetos. Funciona como uma ferramenta online de colaboração em equipa e de gestão de fluxo de trabalho.

Permite criar tarefas, atribuí-las a colaboradores, definir prazos e monitorizar todo o processo. Através dele é possível também criar equipas e comunicar com todos os seus elementos.

3) ClickUp

Trata-se de uma ferramenta de produtividade completa. E pode ser usada em qualquer área de trabalho ou por qualquer perfil de colaborador.

Para além de permitir criar, acompanhar e participar em qualquer projeto, a ClickUp permite desenvolver também campanhas de marketing. Adicionalmente, através dela é possível reunir e gerir equipas.

4) Confluence

Apresenta-se como sendo um espaço para trabalho em equipa. O Confluence foi concebido para a colaboração e troca de conhecimento e informação.

Permite a uma equipa criar e colaborar em qualquer projeto, estruturando, organizando e partilhando o trabalho. Deste modo, cada membro da equipa tem uma visão global do projeto e acede à informação necessária para realizar o seu trabalho.

5) Deel

Ajuda a tratar da contratação de prestadores de serviços e funcionários estrangeiros, agilizado posteriormente o pagamento dos mesmos. Ou seja, faz integração, contratos, gestão de despesas e folha de pagamento de uma equipa internacional.

Recorrendo ao Deel, as empresas podem contratar em qualquer país e pagar a um colaborador em qualquer ponto do planeta. Evitando questões burocráticas, cumprindo todas as questões legais e otimizando custos.

6) monday.com

O monday.com é um dos softwares de gestão mais conhecidos. Funciona como plataforma personalizável de gestão de trabalho, multidispositivos.

Foi pensada para dar apoio às equipas e empresas em termos operacionais. Neste sentido, permite criar projetos e fluxos de trabalho, definir e gerir equipas e monitorizar resultados. Tem também uma vertente de automação e possível integrá-lo com umas aplicações.

Funciona também como CRM, podendo ser usado para a gestão de relacionamento com clientes e vendas. Por ser altamente personalizável poderá, também, ser adaptado para todos os profissionais, inclusive de RH.

7) Notion

Tem vindo a crescer nos últimos tempos e tem ganho cada vez mais adeptos. Em parte, pela sua flexibilidade e potencial, pois permite fazer qualquer tarefa. Desde notas a bases de dados, a calendários ou lembretes, gestão de tarefas ou listas.

Funciona também como ferramenta de gestão de ficheiros que disponibiliza um espaço de trabalho único. Neste espaço, os utilizadores do Notion podem acompanhar projetos, fazer comentários e trocar informação.

8) Timely

Trata-se de uma aplicação de gestão de tempo. Com ela é possível criar blocos de tempo de cada projeto, para cada dia, planear tarefas ou organizar um calendário.

Permite, ainda, fazer tracking das tarefas, cronometrando quanto tempo cada projeto leva. A Timely é também útil para gerar relatórios e fazer análises de produtividade.