O novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) entrou em vigor a 25 de maio de 2018 e, consequentemente, as empresas começaram a adaptar a forma como gerem os seus dados. No entanto, será que o estão a fazer da forma correta, ou continuam a existir erros? A Seresco, empresa multinacional especializada no fornecimento de soluções tecnológicas e de transformação digital das empresas, analisou através da sua área de processamento salarial e recursos humanos os 10 erros mais frequentemente cometidos pelas empresas e pelos departamentos de recursos humanos. São os seguintes:
O reenvio do currículo
É frequente que se receba no e-mail de trabalho o currículo de amigos ou conhecidos. É também frequente que se reencaminhe o documento ao Departamento de Recursos Humanos. Com o novo RGPD, o mais correto e legal é fornecer o e-mail desse departamento para que o currículo seja enviado diretamente.
Manter um currículo após o processo de seleção ter terminado
Os currículos impressos devem ser destruídos logo que o processo de seleção esteja finalizado. Ainda assim, estes podem ser mantidos no formato eletrónico. O tempo que se tem para manter um currículo está ligado à finalidade do tratamento do mesmo. Se se recebe o currículo para um processo de seleção, este pode ser mantido durante o decorrer do processo. No caso de uma candidatura espontânea, o prazo de conservação do currículo pode ser maior, desde que se informe o interessado e se garanta que os dados estão atualizados.
Não registar entrada e saída de dispositivos de armazenamento
Os dispositivos de armazenamento de informação como CD, DVD ou USB são uma ferramenta fundamental para muitas empresas onde, por vezes, armazenamos informações confidenciais. O RGPD requer novas exigências de segurança, e é aconselhado que se encripte a informação quando guardada neste tipo de armazenamento.
Deixar o escritório com o ecrã do computador ou do portátil ligado
O computador ou portátil de trabalho armazena informação muito sensível que deve ser protegida em todos os momentos, mesmo quando não se está fora do escritório. Para isso, deve-se sempre terminar a sessão aquando do fim do turno de trabalho e protegê-la com uma password. É habitual que nas empresas se adote políticas de bloqueio de sessão após um tempo curto de inatividade, de forma a adicionar uma camada de segurança. É também desaconselhado que se deixe os telemóveis abandonados em lugares públicos, mesmo que estes locais ainda façam parte do local de trabalho, como uma sala de reuniões, por exemplo. Todos os dispositivos que armazenem informação sensível devem estar protegidos.
Deixar documentos com informação confidencial na mesa de trabalho
Deixar documentos com informação confidencial na mesa de trabalho é também um erro, pois aumenta a possibilidade de estes serem lidos por outras pessoas. Após o fim do dia, o posto de trabalho deverá ser deixado sem documentos com informação confidencial.
Deixar algum documento confidencial na impressora ou no scanner
Devemos evitar deixar documentos confidenciais na impressora ou no scanner do local de trabalho mais tempo do que o estritamente necessário. É habitual nas empresas existir uma área de impressão com acesso restrito, assim como sistemas de digitalização que evitam o uso de pastas partilhadas na rede, enviando o documento para o e-mail do utilizador.
Arquivar a informação sensível em dispositivos removíveis
É recomendado que, na necessidade de armazenar informação confidencial em dispositivos removíveis, estes sejam encriptados. Para além dos dispositivos removíveis, devemos também encriptar as pastas ou a informação contida no dispositivo.
Não etiquetar os dispositivos removíveis com informação confidencial
Os dispositivos, quer sejam em formato CD, DVD ou USB, que contenham informação protegida devem estar etiquetados.
Não armazenar os dispositivos sob bloqueio ou acesso restrito
Ao terminar o trabalho nestes dispositivos removíveis, o seu armazenamento é fundamental para proteger a informação sensível. Estes devem ser armazenados num gabinete trancado e com acesso restrito a pessoal autorizado na gestão desses dados.
Não encriptar os e-mails que contêm dados pessoais ou informação confidencial
Às vezes é necessário enviar e-mails que contêm informação sensível ou dados pessoais. Para maior proteção e adaptação ao novo RGPD, deve-se assinar digitalmente e encriptar todos os e-mails enviados que contenham informação confidencial.
Para garantir a adaptação a este regulamento, «é importante conduzir uma análise de riscos a partir da qual derivam as medidas de segurança a adotar», afirma Reyes Palomares (na foto), responsável pela área de processamento salarial e recursos humanos da Seresco, acrescentando: «Algumas iniciativas como a formação e sensibilização dos colaboradores podem ser importantes para evitar violações inadvertidas de regulamentos.»