A gestão da formação com recurso a equipas internas é a escolha mais comum das organizações, muitas vezes justificada pela perceção de maior controlo e poupança de custos. Contudo, essa decisão nem sempre é acompanhada de uma análise realista sobre as consequências para a eficácia dos processos, a qualidade das ações formativas e o alinhamento estratégico do investimento a este nível.
Texto: Catarina Alves Imagem: Pexels
Os custos ocultos de uma inadequada gestão da formação tendem a revelar-se apenas a médio ou longo prazo.
Grande parte dos desafios resulta da ausência de equipas especializadas. É fundamental a existência de conhecimentos técnicos próprios, acompanhamento de regulamentação, atualização regular sobre novas tendências e contacto constante com as entidades do sector, o que inclui as empresas de formação. Sem especialização torna-se difícil garantir que a formação responde às exigências legais e estratégicas da organização.
Acresce o facto de, na maioria dos casos, a gestão da formação ser apenas mais uma função entre outras atribuídas aos recursos humanos. Isto resulta numa menor disponibilidade para o planeamento, o alinhamento estratégico e a avaliação dos resultados. O foco acaba por ser absorvido pelas tarefas administrativas, nem sempre apoiadas por ferramentas adequadas.
Recorrer a um serviço especializado de outsourcing pode ser visto, à partida, como uma perda de autonomia. No entanto, a experiência demonstra que, quando bem estruturado, este modelo traz ganhos significativos em rigor nos processos, na obtenção de resultados e nos níveis de controlo.
A falta de especialização e de tempo adequado compromete a eficiência, a qualidade e a eficácia da formação, transformando o que poderia ser um motor de inovação e desenvolvimento num processo muito burocrático.
Recorrer a um serviço especializado de outsourcing pode ser visto, à partida, como uma perda de autonomia. No entanto, a experiência demonstra que, quando bem estruturado, este modelo traz ganhos significativos em rigor nos processos, na obtenção de resultados e nos níveis de controlo. Uma equipa externa experiente traz know-how, introduz tecnologia, procedimentos estruturados e boas práticas, para além de agregar uma rede de fornecedores e formadores qualificados.
A externalização permite transformar custos fixos em custos variáveis, o que possibilita às equipas de recursos humanos a concentração em funções estratégicas e acompanhamento do impacto da formação nos resultados do negócio. A equipa externa pode também centralizar os processos de compra e financeiros associados, libertando outras equipas da organização.
O que distingue uma gestão da formação verdadeiramente madura não é a origem da equipa nem o local onde está sediada, mas sim a qualidade da governança, dos mecanismos de controlo e do alinhamento com a estratégia da organização.
É fundamental existir um contacto regular com as lideranças, para garantir o alinhamento com os objetivos de negócio, bem como uma monitorização contínua dos resultados e informação fiável para decisões informadas.
Em suma, a opção pela gestão interna exige tempo e um nível elevado de profissionalização. Externalizar este serviço, quando bem preparado e monitorizado, pode ser uma via para reforçar a eficiência, garantir maior controlo e promover um verdadeiro foco estratégico no desenvolvimento das pessoas, sem comprometer a autonomia.
Catarina Alves, Head of Learning Services e Customer Support na Cegoc (presença no LinkedIn aqui)
A Cegoc, fundada em dezembro de 1962, integra o prestigiado Grupo internacional Cegos. Com posição de destaque em soluções de Learning & Development, People & Culture Consulting e Learning Services, está na vanguarda da transformação do desenvolvimento de pessoas nas organizações. Desenvolve soluções que transformam conhecimento em ação, assegurando um impacto significativo e mensurável nos negócios dos clientes e contribuindo para a realização de transformações críticas nas suas equipas e organizações.