Quando um trabalhador precisa de deslocar-se para fora do seu local de trabalho habitual ao serviço da empresa, tem direito a receber uma quantia extra destinada a cobrir as despesas incorridas durante essa viagem: são as ajudas de custo.
Texto: Inology
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Esta remuneração financeira, concedida pelas empresas, visa cobrir – integral ou parcialmente – as despesas decorrentes das viagens a serviço. As ajudas de custo facilitam os deslocamentos temporários de profissionais, tanto em território nacional como internacional. Esta compensação serve para reembolsar gastos relacionados alimentação, alojamento, transporte e outras despesas durante a viagem.
As deslocações são feitas de forma esporádica e não são consideradas uma rotina regular do profissional. Por esse motivo, o seu valor é variável em função do tipo de deslocação e da sua duração. De forma mais simples, podemos afirmar que as ajudas de custo são um complemento ao ordenado base. É variável e dependente da existência de despesas no mês em vigor.
As ajudas de custo podem ser adiantadas ou pagas posteriormente, mas devem ser liquidadas pela empresa até 30 dias após a apresentação do relatório de despesas do trabalhador. Além de garantir um adicional ao salário-base, as ajudas são cruciais para estimular a mobilidade profissional e permitir que as empresas expandam suas atividades em diferentes regiões ou países.
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Vantagens fiscais das ajudas de custo
Em Portugal, as ajudas de custo surgem como um elemento regulado por lei no sector público. A falta de legislação específica no sector privado leva muitas empresas a adotarem esses valores como referência, aproveitando os benefícios de isenção tributária nos patamares estabelecidos.
Enquadradas pelo Código do Trabalho (Lei 93/2019) e complementadas pela Portaria 1.553-C/2008, as ajudas de custo em Portugal são periodicamente atualizadas para refletir mudanças nos custos de vida e despesas relacionadas com deslocações. A tabela oficial com esses montantes diários, baseados no país de destino e na duração da viagem, determinam os valores a serem pagos aos trabalhadores isentos de tributação.
A isenção de pagamento de IRS (Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares) e de TSU (Taxa Social Única) é aplicada às ajudas de custo cujo valor não ultrapasse o limite máximo estipulado para a função pública. No entanto, caso o montante exceda esse limite legalmente fixado, a diferença entre o valor declarado das despesas e o teto estabelecido será sujeita a tributação em termos de IRS e Segurança Social.
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Mudanças nos valores das ajudas de custo em 2023
Recentemente, o valor do subsídio de alimentação passou de 4,77 euros para 6 euros por dia, caso seja pago em dinheiro junto com o salário. Já para pagamentos em cartão ou vale refeição, o valor aumentou de 7,63 euros para 9,60 euros por dia.
No que diz respeito aos transportes, os indicadores de referência estabelecem um preço por quilómetro percorrido, que inclui combustível e portagens ou estacionamento eventuais. A ajuda de transporte é uma das mais regulamentadas, visto que o valor varia conforme o tipo de veículo utilizado e o número de passageiros a bordo. Assim, se o trabalhador viaja no seu próprio carro, a ajuda será de 0,36 euros por quilómetro. Se a viagem for realizada num veículo próprio não automóvel, 0,14 euros por quilómetro; e a bordo de qualquer transporte público, 0,11 euros por quilómetro.
Por último, a tabela apresenta outros valores específicos para viagens realizadas em carro alugado: 0,34 euros por quilómetro em veículos com um passageiro a bordo, 0,14 euros com dois passageiros e 0,11 euros com três passageiros.
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Transformação digital e ajudas de custo
Nos últimos anos, Portugal tem se destacado pelo avanço significativo na digitalização e na otimização dos processos administrativos das empresas. A implementação da faturação eletrónica, por exemplo, tem desempenhado um papel crucial na redução da burocracia, economizando tempo gasto em tarefas manuais e, ao mesmo tempo, combatendo a fraude fiscal.
Diante da crescente complexidade das despesas e do aumento das regulamentações fiscais, muitas empresas perceberam a necessidade de adotar um software especializado. A utilização de uma solução especializada para a gestão das despesas corporativas tornou-se indispensável para modernizar os processos internos, aumentar a eficiência e assegurar a transparência na gestão de ajudas de custo.
A Tickelia, por exemplo, consegue reduzir em até 75% o tempo dedicado nas empresas à gestão de despesas e viagens de trabalho. A automatização destas tarefas torna o processo mais sustentável e ágil. Com isso, recursos muito valiosos são libertados, permitindo que as empresas concentrem os seus esforços nas atividades mais importantes e impulsionem o crescimento.
O software também oferece a possibilidade de gerar relatórios personalizados, contendo informações detalhadas sobre as despesas por período, colaborador ou departamento. Estes relatórios facilitam a análise de dados e auxiliam na identificação de padrões de gastos e possíveis áreas de otimização. Assim, as empresas podem ajustar as suas políticas de ajudas de custo e obter uma melhor gestão financeira.
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Notas: mais informações sobre ajudas de custo aqui; imagem Freepik/ Inology
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»»»» A Inology, fundada em 1986 em Espanha, é uma empresa informática dedicada a oferecer e aplicar soluções tecnológicas no âmbito das tecnologias de informação (TI) em contexto corporativo que proporcionem valor acrescentado. Dispõe de centros de serviço nas principais cidades espanholas e de centros partilhados com parceiros em Lisboa, Paris e Milão.