Um dos responsáveis por solução SAP integral de gestão de viagens de empresa e de reembolso de despesas do colaborador, João Carvalho, explica como um processo que sempre foi tipicamente manual passa agora a ser digital e possível de fazer numa única plataforma e nas mãos do colaborador.
Texto: Redação «human»
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Como apresenta genericamente esta solução?
A SAP Concur é uma solução que pode definir-se como uma solução integral de gestão de viagens de empresa e de reembolso de despesas do colaborador. Graças a esta solução, um processo que sempre foi tipicamente manual passa agora a ser digital e possível de fazer numa única plataforma e nas mãos do colaborador, que gere e/ ou realiza essa deslocação e que com isso acaba por gerar despesas para liquidar. É uma solução intuitiva, de fácil utilização e que permite a reserva de viagens, a digitalização e a auditoria de despesas, gestão e a análise dos gastos. A aplicação móvel SAP Concur está disponível para iOS e Android e é uma das poucas aplicações corporativas com níveis de aceitação semelhantes ao consumo de massa como WhatsApp ou Spotify.
O que esteve na base da solução? Ou seja, que necessidades detetaram no mercado para a concretizarem?
A solução SAP Concur tem 30 anos de história e nasceu nos Estados Unidos. Ao longo dos tempos atravessou fronteiras e hoje está em mais de 150 países com utilização efetiva. Na sua base está o processo de automatização e digitalização de despesas, tendo evoluído, há cerca de uns 15 anos, para o mundo das viagens. Isto porque, a nível organizacional, sempre foram dois processos tipicamente separados, ou seja, as viagens acabam por ser geridas por uma equipa e as despesas, que no fundo são o impacto desta ação, por outros elementos da empresa (obviamente que cada empresa tem a sua organização interna).
Esta solução permite juntar estes dois mundos, tornando-se num processo único para o colaborador. Assim sendo, o SAP Concur permite uma gestão integral e digital de todo o processo. Em relação ao mercado português temos vindo a constatar que os processos são ainda muito manuais, baseados em papel e em aprovações (via e-mail) e que existem ainda organizações onde é requerida, por exemplo, uma assinatura manual das chefias. Sentimos, por isso, que havia uma janela de oportunidade para melhoria de todo este processo. Melhoria esta que tem vindo a ser pedida pelos próprios colaboradores, uma vez que facilita não só a sua vida como a do back office.
Esta solução pode ser interpretada como um benefício para os colaboradores de uma empresa? Falo no sentido de benefícios extrassalariais… Ou trata-se mais de uma solução de mobilidade e de apelo à experiência dos colaboradores?
Todas as empresas têm, ou deveriam ter, como prioridade melhorar a experiência do seu colaborador e, nesse sentido, sem dúvida que esta solução terá um impacto positivo, pois estamos a fornecer uma ferramenta digital que vai poupar muito tempo, resolver inúmeras questões/ problemas do dia-a-dia e, no limite, até será possível reembolsar o colaborador de forma mais rápida proporcionando assim uma satisfação no mesmo. Não podemos definir esta solução como um benefício extrassalarial, pois efetivamente não é o caso, mas sim antes vê-la como uma melhoria da sua experiência que, inevitavelmente, irá gerar um maior engagement com a empresa. Maximizar a experiência do colaborador é sem dúvida o objetivo, mas também é uma realidade que, através desta solução, se podem gerir todo o tipo de ajudas de custo que a empresa pode vir a proporcionar ao colaborador. Por isso, sim, alguns benefícios extrasalariais podem ser geridos através da solução de uma forma muito simples e com total transparência e com controlo absoluto das mesmas. De forma resumida, esta solução foca-se na experiência do colaborador, mas tem igualmente como objetivos facilitar os processos internos, a gestão de colaboradores e os benefícios. Regra geral, a implementação da solução SAP Concur conta com o envolvimento do Departamento de Recursos Humanos.
Que resultados pode esperar uma organização que a utilize? Será mais ao nível de poupanças a nível financeiro ou de um maior envolvimento das suas pessoas?
Há, claramente, uma série de benefícios que uma empresa pode vir a usufruir ao adotar uma solução como o SAP Concur. O primeiro está, sem dúvida, associado ao Departamento Financeiro, pois este poderá contar com uma total transparência em todo o processo de gestão de despesas e gestão de viagens, controlando assim os orçamentos, as aprovações, as reservas e as despesas realizadas.
Em paralelo, e como já referi, o colaborador vai sentir uma grande diferença entre os processos tipicamente manuais e baseados em papel, face a esta experiência muito mais digital, simples e que vai obrigar a que seja respeitada a própria política da empresa. Ou seja, no fundo vai ser possível uma redução de algumas incorreções no tratamento da política de despesas que esteja em vigor na empresa. É uma solução que acaba por ter impacto em ambos os lados, colaborador e empresa.
Uma área muito importante, e cada vez mais relevante no panorama empresarial, e que hoje é possível, em Portugal, graças à legislação (relativamente recente) é a eliminação do papel/ recibos associados às despesas, sejam eles de táxis, refeições, etc. Hoje, a legislação portuguesa já permite eliminar esse papel no ato da digitalização do mesmo. E como é que funciona na prática? O colaborador, utilizando a app SAP Concur, tira com o seu telemóvel uma fotografia ao recibo. Esta foto cumpre com uma série de requisitos de segurança que foram estabelecidos pela Autoridade Tributária, que permite assim eliminar o papel, deixando de existir o arquivo físico e passando a empresa a contar com o mesmo, para justificar essa despesa, mas em formato digital. É um benefício excelente, não só para o trabalhador, pois evita todo o processo de envio de papéis, como para a gestão financeira para manutenção desse arquivo – algo que sempre foi tão necessário. Desta forma, há um processo de digitalização que abrange todos os processos de viagens e despesas, que elimina as dificuldades inerentes ao processo e, claro, a vantagem de eliminar o papel.
O colaborador vai sentir uma grande diferença entre os processos tipicamente manuais e baseados em papel, face a esta experiência muito mais digital, simples e que vai obrigar a que seja respeitada a própria política da empresa.
Poderemos dizer que se trata de uma solução que pode ser utilizada mais a partir de um certo nível hierárquico numa organização, por ser associada a deslocações? Ou até ser utilizada por determinadas áreas, como a comercial?
O SAP Concur é uma solução aberta a todos os colaboradores da empresa, sem exceção. Poderá existir, efetivamente, a perceção inicial de que é algo mais usado pelas equipas comerciais, ou seja, no fundo aquelas que têm na sua função mais deslocações associadas. Contudo, é importante referir que esta solução não cobre apenas despesas de deslocação, mas sim qualquer despesa que seja iniciada pelo colaborador. No fundo, toda a pirâmide organizacional, como mais ou menos frequência, faz uma utilização desta solução, sempre com total visibilidade dentro da organização. Acrescentaria ainda que o SAP Concur, é uma das soluções mais visíveis nas empresas, totalmente transversal e aquela que mais reflete a transformação digital que as empresas estão a implementar. É sem dúvida um projeto que personifica a vontade das empresas em abraçar esta mudança e que está ao alcance, ou até diria, e que está nas mãos dos colaboradores.
Sendo a solução de certa forma associada a mobilidade, aproveito para lhe perguntar como vê esta questão no mundo empresarial? A mobilidade é um tema a que as organizações devem prestar uma particular atenção?
Sem dúvida! A mobilidade, depois da situação pandémica que vivemos nos últimos dois anos, levou a que todo o processo de mobilidade empresarial fosse repensado. Não quero com isto dizer que deixou de existir, muito pelo contrário, pois já estamos a assistir a uma retoma (que é vital para os negócios). Mas a verdade é que, a partir de agora, o conceito de mobilidade será diferente do da pré-pandemia por diversas razões: as empresas, ou a sua grande maioria, adotou o sistema de trabalho híbrido e com isto os colaboradores passam a dividir o seu tempo entre casa e escritório e, ao dia de hoje, essa dinâmica pode ser considerada como uma forma de mobilidade. A partir daqui teremos um fluxo de deslocações, como sempre existiram (mais ou menos frequentes), em função da agenda associada ao negócio. Há uma tendência patente que é uma maior responsabilização das organizações, no sentido de existir uma mobilidade sim, mas, agora, de uma forma muito mais justificada. Ou seja, fazer uma viagem longa apenas para ter uma reunião de uma hora começa a não fazer sentido. Haverá uma continuidade da mobilidade, sim, mas agora com agendas mais completas de forma a maximizá-las – esta é sem dúvida uma tendência a que assistimos, até porque há impactos de responsabilidade social e ambiental, em relação à gestão da mobilidade, e que hoje estão em cima da mesa e que é necessário controlar (isto para além das questões orçamentais e controlo de despesas que já existiam). Hoje em dia existem outros parâmetros que vão pesar na aprovação de determinada viagem. A mobilidade já está a voltar à sua normalidade, mas de forma repensada face ao passado.
Que outras soluções tem a SAP relativas a mobilidade?
Se a questão se refere às soluções que temos disponíveis para dispositivos móveis, diria que a SAP detém um grande portfólio no que a soluções empresariais diz respeito. Todas são suscetíveis de terem uma vertente de mobilidade e, assim permitir o acesso às mesmas a partir de qualquer dispositivo e de qualquer lugar. É algo que temos vindo a trabalhar nestes últimos anos, pois é uma necessidade e tem sido essa a procura por parte do mercado. Mais do que soluções relativas a mobilidade, o que a SAP Concur tem vindo a trabalhar é na concretização de um ecossistema aberto, onde os nossos parceiros que prestam, também eles, serviços ao nível da mobilidade, estão conectados à nossa plataforma permitindo ao colaborador ter um processo totalmente transparente e digital. Exemplo disso é um colaborador, de uma empresa que usa SAP Concur, utilizar o serviço da Uber para uma deslocação e, automaticamente, vai receber na sua plataforma Concur, ou na sua app caso acesse via dispositivo móvel, a linha de despesas gerada pelo fornecedor. Isto quer dizer que todo o processo de reembolso, de conciliação dessa despesa será eficiente e totalmente digital. Esta é a nossa preocupação. Hoje, a plataforma conta com mais de 200 parceiros integrados dentro da solução SAP Concur e, cada empresa poderá decidir com que parceiros quer trabalhar e fornecer assim soluções de mobilidade integral a todos os seus colaboradores. Esta é a nossa estratégia, e aquela que na qual temos vindo a trabalhar nos últimos anos, uma vez que o importante é ter todo o ecossistema conectado e prestar um excelente serviço ao colaborador final.
Esta solução foca-se na experiência do colaborador, mas tem igualmente como objetivos facilitar os processos internos, a gestão de colaboradores e os benefícios. Regra geral, a implementação conta com o envolvimento do Departamento de Recursos Humanos.
Em todo este campo ligado à inovação, qual é o papel da tecnologia?
Esta questão é sem dúvida de uma grande amplitude. Isto porque, ao dia de hoje, é quase impossível (para não dizer totalmente) conceber inovação sem recorrer ao apoio da tecnologia – são dois temas intrínsecos. Todos os dias surgem inovações associadas à tecnologia, novos modelos de negócio, novas empresas que vão surgindo e que acabam por gerar novas oportunidades.
Procuramos sempre melhorar e inovar os nossos sistemas de forma constante, com soluções disponíveis em cloud, ou seja, software as a service. Todos os trimestres a SAP Concur lança o que nós chamamos de o road map de inovação, que é onde anunciamos ao mercado tudo aquilo que vamos lançando e melhorando na solução. Não são por isso soluções estáticas, a tecnologia requer inovação constante para não ficar obsoleta, e é esse o nosso objetivo – e grande parte do nosso investimento é de facto canalizado para a inovação. E vemos esta questão da inovação de forma ampla: inovação para chegar a novos mercados, para cobrir novos requisitos legais, para trazer ou dar resposta às novas necessidades que surgem nos nossos clientes e no mercado, em geral. Uma área crucial, e na qual estamos a investir e que temos muitas novidades, é a da sustentabilidade. Melhorámos inclusive a nossa aplicação para poder dar às empresas, que utilizam SAP Concur, uma visão muito clara sobre a pegada de carbono que é gerada com todos os processos de viagens e despesas. É cada vez mais uma necessidade medi-la de forma a que seja controlada e, claro, para se poder atuar sobre este tipo de emissões. E isso requer inovação, quer intrínseca quer orgânica dentro da SAP Concur. Mas também inovação, como referido, através dos parceiros que vamos trazendo ao ecossistema para podermos oferecer uma tecnologia de ponta e inovadora aos nossos clientes.
Qual é a abordagem da SAP a nível global na criação de soluções para o mundo empresarial?
A criação de soluções para o universo empresarial é o core business da SAP, faz parte do nosso ADN. A SAP celebra, este ano, 50 anos e, diria que o nosso core é quase a nossa missão – que é fazer com que o mundo se torne melhor através da tecnologia e da constante criação de soluções para o mundo empresarial. Todos os anos, na SAP Concur e na SAP, em geral, o investimento em I&D [investigação e desenvolvimento] é muito significativo para podermos aportar, ao mercado, soluções empresariais cada vez mais competitivas, mais completas e, sem dúvida, cada vez mais inovadoras.
Estamos perante um mundo mais exigente a este nível?
A tecnologia está, ao dia de hoje, completamente disseminada na sociedade. Por isso, constatamos muitas vezes que os nossos colaboradores, e das organizações em geral, querem ter na empresa uma mesma experiência digital, simples tal como têm em casa. E aqui levanto uma questão: porque é que um colaborador de uma empresa consegue marcar, de forma autónoma, as suas viagens particulares, de forma online (a sua maioria) e, a nível organizacional, não consegue ter essa oportunidade? É por isso que temos de proporcionar, nas empresas, a mesma experiência como parte do engagement, ou seja, do nível de satisfação e envolvimento dos colaboradores. Antigamente, a tecnologia estava apenas nas empresas e não em casa, mas, ao dia de hoje, está em todo o lado – é de fácil utilização. E, por isso, o que é pedido, nas organizações, é exatamente essa mesma experiência para que o trabalho possa ser feito de forma mais eficaz e mais eficiente.
Há algum aspeto adicional que queria referir?
Como mencionado anteriormente, para as empresas portuguesas este processo de viagens e despesas é ainda muito manual. Por isso acreditamos que somos uma mais-valia para os seus processos diários e, para o necessário controlo das despesas, de forma a garantir uma mobilidade segura aos colaboradores com toda a transparência. E a eliminação do papel é uma tendência absolutamente global e, hoje em Portugal, já é possível. Acreditamos que venha a ser um dos drivers para a adoção desta solução, pois prova disso mesmo são já os clientes que temos e o seu nível de satisfação. É este o nosso objetivo – poder contribuir para a digitalização das organizações, para a melhoria dos processos internos, e sem dúvida, para uma maior eficiência e competitividade das organizações portuguesas.
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»»»» João Carvalho é head do SAP Concur (Southern Europe and Francophone Africa), da SAP. O Sap Concur é uma solução de gestão, na área de T&E (travel & Expenses) cujo grande objetivo é melhorar a experiência do colaborador de uma empresa. Quanto mais simples, intuitivos e sem entropias forem os processos de deslocação/ despesas, mais o colaborador se envolve, e com isso torna-se numa experiência benéfica para todos.
Através de um estudo elaborado pela Forrester Research e pela SAP, foi revelado que as organizações que criam experiências de colaborador excecionais têm trabalhadores empenhados e com capacidade para fazerem melhor o seu trabalho. Esforçam-se mais para ultrapassarem obstáculos, servem melhor os clientes e permanecem mais tempo nas organizações, o que resulta em maior produtividade, rentabilidade, etc. Entre criar uma melhor experiência para o colaborador (pelas razões mencionadas) e a forma que as empresas têm de encontrar para uma gestão do género, tem de haver uma estratégia coesa.