No âmbito do «Dia Mundial da Produtividade», assinalado a 20 de junho, o Grupo Your apresenta 10 estratégias para repensar e melhorar as estratégias de gestão e recursos humanos dentro de uma empresa, de forma a torná-la mais eficiente e produtiva.
Citando o relatório da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE), o Grupo Your afirma que Portugal é um dos países do mundo onde se trabalha mais horas por ano (posição 14 no ranking, com 1.842 horas acumuladas durante o período de 2016).
«Nunca ouvimos tanto a palavra ‘produtividade’ como nos dias de hoje. Especialmente quando o assunto é competir em mercados onde a concorrência é cada vez mais acentuada. Contudo, a produtividade não significa apenas a capacidade de a empresa dar resposta a muitas solicitações, significa também encontrar alternativas para ganhar eficiência, investir em inovação e manter a qualidade.» A afirmação é de Sara do Ó, chief executive officer (CEO) do Grupo Your, empresa com 12 anos no mercado e que oferece serviços de apoio especializado nas principais áreas de suporte à gestão.
«Uma das tarefas mais importantes de quem está à frente da gestão de uma empresa é medir a eficiência dos processos; a partir daí, é possível avaliar o nível de produtividade e, principalmente, entender o porquê de a organização estar a alcançar determinados índices, sejam eles altos ou baixos», acrescenta a responsável, assinalando ainda: «Uma empresa produtiva é uma empresa onde todos os elementos da equipa sabem claramente qual o caminho a percorrer para alcançar essa produtividade, e qual o contributo de cada um para a rentabilidade da organização como um todo».
Apensar em tudo isto, o Grupo Your preparou algumas dicas para ajudar a repensar as estratégias de uma empresa e torná-la mais eficiente e produtiva. São as seguintes:
- Automatizar o máximo de processos administrativos possível
A automatização de tarefas monótonas economiza tempo e permite que os colaboradores realizem outro tipo de tarefas mais produtivas, que exijam pensamento crítico ou um toque criativo.
- Planear as atividades da empresa
Uma organização prévia das atividades da empresa também pode ser uma boa forma de economizar tempo. Aqui a solução passa por criar um cronograma para todos os projetos da empresa, permitindo melhorar a eficácia de execução das tarefas.
- Definir papéis e responsabilidades de forma clara
Se a divisão de tarefas entre os colaboradores for clara, com os objetivos e as prioridades de trabalho bem estabelecidos, cada um saberá exatamente quais são as suas responsabilidades e conseguirá executá-las da forma mais eficiente.
- Realizar reuniões semanais de 30 minutos
Falar sobre os projetos que estão em curso, analisar o que está a correr bem e debater soluções de como podemos melhorar o que está a correr menos bem, ajuda a manter toda a equipa envolvida e incentiva um processo simplificado para a exposição de ideias.
- Executar uma tarefa de cada vez
Concluir uma tarefa e só depois passar para a seguinte, garante que o trabalho é realizado de forma mais rápida e com qualidade, ao invés de realizar muitas tarefas em simultâneo.
- Criar um grupo para a comunicação da equipa
Se todos os elementos da equipa conseguirem aceder à mesma plataforma para falar sobre o projeto e acompanhar o seu progresso, tal permitirá que a gestão do trabalho se faça de forma mais coordenada e proactiva. Criar grupos de trabalho em aplicações como o Whatsapp, por exemplo, pode ser uma boa opção.
- Promover uma cultura organizacional de comunicação aberta
Numa cultura de comunicação aberta, os colaboradores sentem-se mais confortáveis para trocar ideias e sugestões com os seus pares ou com as chefias, estando estas últimas disponíveis para os ouvir, o que melhora as relações e torna os processos de trabalho mais eficientes.
- Encorajar o trabalho a partir de casa
Permitir aos colaboradores trabalhar um dia de duas em duas semanas a partir de casa dá-lhes mais liberdade e flexibilidade para gerir o seu tempo nesse dia, o que pode criar maior satisfação pessoal e, consequentemente, maiores níveis de produtividade. Um colaborador feliz é um colaborador produtivo.
- Almoço em equipa
Fomentar o bom ambiente entre todos os colaboradores é essencial para que todos se sintam melhor na equipa. Deve-se proporcionar momentos informais com a equipa para que se fiquem a conhecer fora do local do trabalho. Nestes almoços muitas vezes são abordados temas de forma mais informal e até são encontradas soluções para projetos em curso.
- Medir os resultados alcançados
A análise dos resultados é essencial para perceber se os objetivos estabelecidos estão a ser alcançados e reajustar estratégias para que a empresa seja cada vez mais eficiente. Adaptar, reajustar, fazer.