À medida que as Pessoas começam a ausentar-se para férias, os calendários mudam, algumas decisões podem ficar temporariamente adiadas e as responsabilidades são redistribuídas. As férias são, por isso, muito mais do que uma questão de gestão de ausências.
Texto: Marisa Pardal/ Rita Macedo Imagem: DR
Uma das alturas mais desejadas do ano por todos nós é, muitas vezes, um teste à maturidade das equipas.
À medida que as pessoas começam a ausentar-se para férias, os calendários mudam, algumas decisões podem ficar temporariamente adiadas e as responsabilidades são redistribuídas. As férias são, por isso, muito mais do que uma questão de gestão de ausências. Constituem uma oportunidade para observar a forma como a organização funciona, a clareza dos papéis e dos processos, a capacidade de delegação e o nível de confiança existente.
Uma boa experiência de férias começa muito antes do primeiro dia de ausência. Começa no alinhamento da equipa, através da articulação e da comunicação atempada dos períodos de férias, da identificação de momentos críticos, do que é prioritário e do que pode esperar e da clarificação de quem assegura que responsabilidade durante as ausências de outros elementos.
O planeamento das férias é, na verdade, uma extensão do planeamento do trabalho. E é por isso que estes períodos revelam muito sobre o funcionamento das equipas.
Um dos grandes testes que as férias colocam às equipas é a delegação. Delegar não significa apenas transferir tarefas, mas, sobretudo, confiar responsabilidade, partilhar informação e promover a capacidade de decisão. Dar autonomia aos outros pressupõe criar as condições necessárias para que possam agir e decidir com confiança, sabendo quais são os limites, os objetivos e os critérios de decisão.
Existe, ainda, uma dimensão igualmente importante, mais pessoal: conseguir desfrutar realmente das férias. Estar física ou remotamente longe do emprego não significa, necessariamente, estar desligado do trabalho. Como refere Zucker (2023), num artigo da Harvard Business Review, os benefícios das férias para o bem-estar não dependem apenas da interrupção da atividade profissional, mas também da capacidade de criar distância psicológica em relação às exigências profissionais. Segundo este autor, continuar a consultar emails ou outros canais de comunicação profissionais pode comprometer o efeito reparador das férias e reduzir o seu impacto na recuperação física e mental.
Muitas vezes, a dificuldade em desligar das exigências do trabalho está associada à perceção de que existem responsabilidades mal definidas, processos pouco claros ou temas sem acompanhamento. Esta questão levanta reflexões que são hoje mais pertinentes, dado o impacto que o digital tem nas nossas vidas: estarão as Organizações realmente a criar condições para que as pessoas possam descansar? E qual é o papel das lideranças a este nível?
Se as férias são um teste à maturidade das equipas, também exigem preparação individual. Lyons (2023) sugere cinco práticas simples que ajudam a proteger o período de descanso e a promover uma verdadeira desconexão:
1. Preparar um plano
Antes da ausência, é importante documentar como o trabalho será assegurado. Quem deverá ser contactado perante uma situação urgente? Quem ficará responsável pelos projetos em curso? Quanto mais clara for esta informação, menor será a probabilidade de interrupções durante as férias.
2. Bloquear o calendário
Reservar o período de férias no calendário garante visibilidade junto de colegas e outros interlocutores. Além disso, pode ser importante procurar antecipar o regresso, por exemplo reservando algum tempo para atualização sobre temas importantes e para responder a questões prioritárias.
3. Comunicar antecipadamente sobre reuniões recorrentes
Em vez de simplesmente recusar convites durante o período de ausência, vale a pena informar previamente os organizadores e perceber se existe alguma contribuição necessária antes de ir de férias.
4. Otimizar a mensagem de ausência
Uma mensagem automática eficaz deve indicar claramente a data de regresso e os contactos alternativos para situações urgentes ou outros assuntos relevantes.
5. Enviar um lembrete final
As férias podem dizer muito sobre o grau de maturidade de uma equipa. Revelam a qualidade do planeamento, a clareza dos processos, a capacidade de distribuir responsabilidades e os níveis de confiança.
Nos dias que antecedem as férias, uma comunicação simples aos principais interlocutores ajuda a alinhar expectativas e a minimizar pedidos de última hora.
Embora possam parecer medidas operacionais, estas práticas são indicadores de maturidade profissional e organizacional. Quando existem processos claros, responsabilidades definidas e confiança entre as pessoas, torna-se mais fácil garantir a continuidade do trabalho sem comprometer o descanso de quem está ausente.
As férias são também um exercício de confiança: confiança na equipa, confiança na capacidade de decisão dos outros e confiança de que o trabalho continuará a acontecer. O papel das lideranças assume aqui particular relevância, no sentido de assegurar as condições necessárias para que a equipa funcione de forma eficaz, mesmo na ausência de alguns dos seus elementos. Isso implica clarificar responsabilidades, garantir acesso à informação, antecipar decisões, identificar dependências e criar oportunidades para que outras pessoas assumam responsabilidade e desenvolvam novas competências. De facto, as férias podem ser uma oportunidade de desenvolvimento. Quando alguém assume temporariamente uma responsabilidade habitualmente desempenhada por outro colega, ganha conhecimento e experiência. Pode tomar decisões que, por norma, não tomaria, ter contacto com interlocutores diferentes ou aprofundar processos que conhecia apenas parcialmente. Muitas vezes, é nestes momentos que surgem competências até então pouco visíveis e que se identificam novos potenciais de desenvolvimento dentro da equipa.
Adicionalmente, o regresso ao trabalho é uma oportunidade para refletir sobre o que funcionou bem e menor bem durante as ausências, e adotar mecanismos que possam tornar a equipa ainda mais resiliente no futuro.
Em síntese, as férias podem dizer muito sobre o grau de maturidade de uma equipa. Revelam a qualidade do planeamento, a clareza dos processos, a capacidade de distribuir responsabilidades e os níveis de confiança.
Naturalmente, existem contextos mais complexos. Há funções críticas, operações contínuas, equipas reduzidas e períodos de maior pressão, em que a ausência de determinadas pessoas exige planos de contingência mais robustos. Não existe, assim, uma solução universal, mas existem princípios transversais, como antecipar, comunicar, documentar, delegar, criar mecanismos de substituição e garantir clareza sobre fluxos de trabalho e decisões, que ajudam a tornar estes momentos mais fluidos. Para que possam ser realmente umas boas férias, para quem vai e para quem fica.
Referências
Lyons, E. (2023), 5 Things to Do Before Your Vacation to Truly Disconnect, Harvard Business Review
Zucker, D. (2023), How Taking a Vacation Improves Your Well-Being, Harvard Business Review
Marisa Pardal, Head of Training da SHL Portugal
Rita Macedo, Country HR Manager & Labor Relations Portugal da Solvay
A SHL Portugal é uma empresa de consultoria estratégica e de tecnologia para a gestão do talento, representante das soluções do Grupo SHL, que tem uma posição de destaque mundial em assessment e talent analytics. Opera em cinco países de língua portuguesa e trabalha com centenas de organizações, dos sectores público e privado. Após celebrar 45 anos em 2024, continua a apostar na investigação e na inovação tecnológica aliada à inteligência artificial (IA).
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