Transformação digital com resultados reais

Num momento em que nas empresas tanto se fala de inteligência artificial (IA), automação e transformação digital, a grande diferença continua a estar na capacidade de resolver problemas reais. Raquel Cardoso, gestora de produto do YO! Portal, plataforma de gestão de recursos humanos (RH) da KnowledgeWorks, explica porque é que tantas organizações falham na digitalização das operações, como a tecnologia deve servir as pessoas e de que forma soluções destas estão a mudar a gestão de RH e a produtividade.

Texto: Redação «human» Fotos: DR

A KnowledgeWorks tem desenvolvido soluções para áreas como operações, field service, logística e produtividade. O que a distingue no mercado?

Procuramos perceber o que está a travar a operação de cada cliente e construímos respostas a partir daí. Isso levou-nos a desenvolver produtos próprios em áreas muito concretas, como a gestão de field service, a logística ou os recursos humanos. O YO! Portal, por exemplo, nasceu dessa lógica: havia uma necessidade real de simplificar e centralizar a gestão de pessoas em organizações com operações complexas, e criámos uma resposta que é nossa, que conhecemos a fundo e que continuamos a fazer evoluir.

Fala-se de transformação digital, mas muitas empresas continuam sem conseguir transformar verdadeiramente a operação. Onde é que falham?

Falham, na maior parte dos casos, antes de começar. Há a tendência para investir em tecnologia sem ter clareza sobre o problema a resolver. A transformação digital não é um projeto de IT [tecnologias de informação, TI], é uma mudança na forma como a organização funciona. Isso exige liderança, tempo e vontade de questionar processos de anos. Outra falha frequente é subestimar as pessoas. Pode-se ter o melhor software do mundo, incluindo ferramentas de gestão de RH como o YO! Portal, mas se as equipas não perceberem o valor da mudança, a adoção fica aquém do esperado e o retorno não aparece.

A tecnologia deve adaptar-se às empresas ou são as empresas que têm de adaptar-se a ela?

As duas coisas, mas por ordem. A tecnologia tem de partir da realidade de quem a vai usar. Se uma solução obriga a organização a contorcer-se para se encaixar, alguma coisa está mal. Ao mesmo tempo, há processos que existem por inércia, não por necessidade, e a tecnologia pode e deve ser uma oportunidade para os questionar. Com o YO! Portal, temos esse cuidado permanente: o produto adapta-se a diferentes realidades operacionais, mas também ajuda as organizações a perceber onde podem simplificar e ganhar eficiência na gestão das pessoas.

A KnowledgeWorks anunciou um investimento significativo em IA para aumentar a produtividade das equipas. Qual é a principal mudança cultural que esta tecnologia vai trazer às organizações?

A mudança mais profunda tem a ver com a relação das pessoas com a informação. Durante muito tempo, aceder a dados relevantes para tomar uma decisão exigia intermediários, relatórios, espera. A IA começa a eliminar essa fricção. No contexto do YO! Portal, estamos a trabalhar para que gestores e equipas de RH consigam ter respostas imediatas a perguntas concretas, sem depender de processos manuais.

«Queremos que o YO! Portal se afirme como uma referência na gestão de pessoas em Portugal, com uma proposta clara de valor para organizações que precisam de simplicidade, integração e inteligência nos processos de RH.»

Num momento em que tantas empresas falam de automação, como se garante que a tecnologia continua a servir as pessoas – e não o contrário?

Fazendo as perguntas certas antes de automatizar. O que estamos a automatizar? Porquê? O que fica libertado para as pessoas fazerem melhor? Quando a automação serve para eliminar tarefas repetitivas e de baixo valor, está a funcionar bem. Quando serve apenas para reduzir custos sem pensar nas consequências para quem trabalha, os resultados raramente são positivos a médio prazo.

A KnowledgeWorks trabalha muito próxima das operações e dos desafios reais dos clientes. Em que é que isso se traduz no dia-a-dia?

Traduz-se em estarmos presentes onde as coisas acontecem de verdade. Não nos limitamos a entregar uma solução e passar para o seguinte. Acompanhamos, questionamos, percebemos o que está a correr bem e o que ainda está a criar fricção. Isso exige disponibilidade e humildade, porque muitas vezes o que o cliente precisa não é exatamente o que pediu, e só se chega lá com tempo e confiança.

Em termos competitivos, é uma vantagem, que não é fácil de manter. Exige consistência. O mercado tem muitos fornecedores que chegam com propostas bem embaladas e depois desaparecem na fase de implementação. Preferimos ser menos espetaculares na apresentação e mais sólidos na execução.

A empresa trabalha com o universo do Grupo Wondercom, que tem forte presença nas áreas de telecomunicações, energia e TI. De que forma essa ligação reforça a capacidade de resposta?

O Grupo Wondercom dá-nos escala e diversidade de contextos. Operar em sectores como telecomunicações ou energia, com operações de grande dimensão e exigência elevada, obrigou-nos a desenvolver soluções robustas e testadas em condições reais. O YO! Portal, por exemplo, foi construído e validado num ambiente onde a gestão de pessoas é complexa, com muitos colaboradores, perfis distintos e geografias diferentes. Essa experiência interna é um ativo que levamos para os clientes externos com confiança.

Muitas organizações têm dificuldade em transformar dados em decisões. Ainda existe um fosso entre tecnologia e gestão?

Existe, e é maior do que se admite publicamente. Há empresas com muitos dados e pouca informação útil. O problema não é de quantidade, é de organização e de contexto. Os dados têm de chegar à pessoa certa, no momento certo, de forma legível. Uma das preocupações centrais no desenvolvimento do YO! Portal foi essa: que os gestores de RH e os responsáveis de equipa conseguissem tomar decisões com base em informação clara, sem precisar de exportar ficheiros ou pedir relatórios ao departamento de IT. Fechar esse fosso é um trabalho contínuo, mas é onde está o verdadeiro valor.

«Há empresas com muitos dados e pouca informação útil. O problema não é de quantidade, é de organização e de contexto. Os dados têm de chegar à pessoa certa, no momento certo, de forma legível.»

A produtividade tornou-se quase uma obsessão nas empresas. Estamos a usar a tecnologia para trabalhar melhor ou apenas para trabalhar mais?

Há os dois cenários a coexistir. A tecnologia bem aplicada devia permitir fazer mais com menos esforço, e sobretudo fazer melhor. Mas há situações em que acaba por aumentar o ruído, as notificações, as reuniões, os relatórios. A produtividade real mede-se por resultados, não por horas. Já na gestão de pessoas, acreditamos que ferramentas como o YO! Portal contribuem para trabalhar melhor quando simplificam processos que antes consumiam tempo e atenção de forma desnecessária. O gestor que passa menos tempo a tratar de burocracia tem mais tempo para liderar.

A KnowledgeWorks desenvolveu projetos ligados a educação, seguros e media, entre outras áreas. O que aprenderam em sectores tão distintos?

Aprendemos que os desafios de fundo são mais parecidos do que parecem. A complexidade operacional, a dificuldade em comunicar entre equipas, a necessidade de ter informação fiável para decidir, são transversais. O que muda é o contexto, a linguagem, as especificidades regulatórias. A diversidade de sectores tornou-nos mais adaptáveis e ajudou a tornar os nossos produtos mais flexíveis.

Quando olha para o futuro, qual é a ambição da empresa?

É continuar a ser relevante para os clientes, o que significa continuar a evoluir. Queremos que o YO! Portal se afirme como uma referência na gestão de pessoas em Portugal, com uma proposta clara de valor para organizações que precisam de simplicidade, integração e inteligência nos processos de RH. Mais do que crescer em dimensão, o objetivo é aprofundar o impacto que temos nas organizações com que trabalhamos.

—