Para garantir um verão tranquilo, tanto para os colaboradores como para a organização, é fundamental ter um plano definido. Por isso, uma checklist para orientar as empresas na gestão eficaz das suas equipas durante os meses de verão, assegurando um fluxo de trabalho tranquilo e um ambiente positivo, pode ser muito útil.
Texto: Kelly Portugal
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Em tempo de verão, muitos colaboradores das organizações anseiam por uma pausa bem merecida e tempo para descontrair. No entanto, para as organizações a gestão de equipas durante este período pode ser um desafio, uma vez que coincide frequentemente com pedidos de férias, cargas de trabalho flutuantes e potencial stresse entre os membros da equipa.
Para garantir um verão tranquilo, tanto para os colaboradores como para a organização, é fundamental ter um plano definido. Por isso, uma checklist para orientar as empresas na gestão eficaz das suas equipas durante os meses de verão, assegurando um fluxo de trabalho tranquilo e um ambiente positivo, pode ser muito útil. Vejamos nove sugestões:
1. Estabelecer políticas de férias claras a todos os colaboradores
Todos devem compreender o processo de pedido de férias, os períodos de bloqueio e a forma como os pedidos de férias serão geridos para evitar conflitos e garantir uma cobertura adequada durante os momentos mais críticos.
2. Incentivar o planeamento antecipado das férias
O planeamento prévio permite aos gestores antecipar as lacunas de pessoal e distribuir as cargas de trabalho em conformidade. Pode ser disponibilizado um calendário partilhado onde os colaboradores podem indicar os dias de férias planeados, facilitando a gestão dos horários da equipa.
3. Formação cruzada dos membros da equipa
A formação cruzada dos membros da equipa em diferentes tarefas e responsabilidades garante a flexibilidade da equipa. Quando alguns membros estão de férias, os funcionários com formação cruzada podem intervir e manter o fluxo de trabalho, evitando estrangulamentos e reduzindo o stresse.
4. Dar prioridade a projetos e prazos
Identificando as tarefas críticas que devem ser concluídas e as que podem ser adiadas, cria-se um foco claro e evita sobrecarregar os membros da equipa com uma carga de trabalho excessiva.
5. Oferecer esquemas de trabalho flexíveis
O trabalho remoto ou horários flexíveis durante o verão podem ajudar os colaboradores a gerir o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e a reduzir o stress, levando a um aumento da produtividade e da satisfação no trabalho.
6. Promover iniciativas de bem-estar
Podem ser atividades temáticas, eventos de formação de equipas ao ar livre, workshops de bem-estar ou programas de alívio do stresse, para aumentar a moral e o bem-estar da equipa.
7. Delegar responsabilidades de forma eficaz
A delegação de tarefas deve ser feita com base nos pontos fortes e nas competências dos membros da equipa. Atribuir responsabilidades de forma ponderada garante que a carga de trabalho é distribuída uniformemente, evitando fenómenos como o burnout e mantendo uma atmosfera de equipa harmoniosa.
8. Preparar ausências inesperadas
É útil ter planos de contingência para lidar com situações imprevistas, como doenças ou emergências. Isto pode envolver uma lista de freelancers qualificados ou de pessoal temporário que possa intervir em caso de necessidade.
9. Reconhecer e recompensar os esforços
O reconhecimento do trabalho árduo e a dedicação dos membros da sua equipa, especialmente durante o período de verão, quando a gestão das flutuações do volume de trabalho pode ser um desafio, é muito importante. Elogios verbais, recompensas ou incentivos para mostrar apreço pelas suas contribuições e manter a motivação da equipa, são uma mais-valia,
Cumprindo todos estes pontos, ou pelo menos parte deles, é possível garantir um verão mais tranquilo.
Rita Simões, lead operations manager para CCenter & Shared Services na Kelly Portugal, partilha: «Gerir eficazmente as equipas durante o período de verão é crucial para manter a produtividade, o bem-estar dos trabalhadores e um ambiente de trabalho positivo. Dando ênfase a uma comunicação clara, a um planeamento cuidadoso, à flexibilidade e a uma cultura de trabalho positiva, as empresas podem ter um verão sem stresse e promover a satisfação e a retenção dos colaboradores a longo prazo.»
Estes e outros conselhos relacionados com o mercado de trabalho podem ser encontrados no blogue oficial da Kelly Portugal, aqui.
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Nota: imagem Kelly Portugal.
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»»»» A Kelly atua em diversos sectores, com especial enfoque em saúde/ lifesciences, automóvel, contact and shared service centers, entre outros, onde coloca diversos perfis, em que se destacam os das áreas de engenharia, tecnologia e financeira. Foi fundada por William Russel Kelly, pioneiro do sector do recrutamento em 1946 nos Estados Unidos. Em 1972 abriu portas na Europa, no caso em Paris, França. Está presente em 39 países, sendo que opera em Portugal desde 2008.