É possível melhorar e a eficiência e a produtividade tendo em conta a necessidade de trabalhar a partir de casa. Neste artigo explicamos como.
Texto: João Ferreira
Perante o contexto atual, o conceito de trabalho remoto, ou teletrabalho, está a assumir uma prática regular junto dos portugueses. No entanto, embora seja uma abordagem ao trabalho com muitos benefícios, não deixa de exigir uma mudança de hábitos e dedicação extra que é diferente a estar presente num escritório.
Neste sentido, a nossa empresa, a Skoach, onde criámos um chatbot que permite, através de desafios, ajudar equipas a ter melhor desempenho, e mesmo a adaptarem-se ao teletrabalho, apresenta aqui cinco estratégias para ser produtivo em regime home office, de forma a evitar que o trabalho seja prejudicado.
- Escolher um espaço da casa dedicado ao trabalho – Ao dedicarmos um espaço da casa só para o trabalho, e ao evitarmos trabalhar nas zonas de lazer, recebemos um boost de motivação para trabalhar sempre que estamos nesse espaço, e prevenimos que o mindset profissional se intrometa na vida pessoal, em particular quando queremos descansar e/ ou passar tempo em família. O escritório será tipicamente a divisão da casa mais adequada, no entanto, na sua falta, é fundamental optar por um espaço ergonómico, por exemplo uma pequena secretária na sala ou, em último caso, um canto na mesa de jantar, evitando sempre o sofá.
- Evitar distrações com companhia em casa – Havendo vários trabalhadores remotos em casa, é fundamental assegurar a concentração e respeitar o espaço de trabalho de cada um, definindo expectativas relativamente à disponibilidade durante o «período laboral» e, caso haja crianças em casa que precisem de atenção, eventualmente até definir turnos. É importante definir um «sinal» que indique se podemos ou não ser interrompidos num determinado momento, como por exemplo termos headphones postos, usar divisões da casa diferentes para trabalhar e deslocarmo-nos sempre para outro espaço quando existem chamadas ou reuniões virtuais a fazer.
- Criar horários bem definidos – Em regime de teletrabalho, torna-se muito fácil interromper o trabalho «só 5 minutos», reduzindo a nossa produtividade. Como tal, a gestão autónoma do tempo e a atenção tornam-se, também, cruciais, fazendo com que acima de tudo seja essencial definir um horário de trabalho e evitar ao máximo outras atividades durante esse tempo. Algumas medidas incluem a técnica do Pomodoro, que permite distribuir o trabalho em intervalos razoáveis de tempo, com uma pequena pausa programada no final, ou, para os mais impulsivos, apps como a Freedom, que permitem bloquear completamente o acesso a sites de distração durante um horário específico.
- Comunicar regularmente com a equipa – A comunicação é um dos maiores fatores que influenciam o sucesso de uma equipa remota. É necessária mais proatividade para esclarecer dúvidas ou pedir informações, pelo que todas as decisões tomadas devem ser comunicadas em canais acessíveis por todos. Há muitas ferramentas de comunicação orientadas para equipas digitais, no entanto é importante definir que tipo de ferramentas são usadas para que tipo de comunicação e é importante que todos saibam onde encontrar a informação de que precisam. Para manter uma comunicação regular, o Slack ou o Teams permitem tanto organizar os temas e os grupos como fazer videochamadas facilmente para discussões em tempo real, e para organização de tarefas o Assana ou o Trello são sugestões eficazes. Neste contexto, sempre que há bloqueios ou sofremos atrasos no nosso trabalho, devemos comunicar imediatamente com a equipa, sendo que uma videochamada de cinco minutos e a partilha de ecrã são ótimos desbloqueadores.
- Manter a ligação humana – Enquanto estamos em casa, não há tantas oportunidades para conviver e fortalecer relações com colegas. Por isso, devemos também aqui ser proativos e criar espaço para ter conversas informais, que habitualmente já fazem parte do dia-a-dia no escritório. Criar canais de comunicação informais onde podemos e devemos ser mais nós próprios, e falar de assuntos não relacionados com o trabalho, é essencial. Antes ou depois de reuniões por videochamada, podem ser também dedicados alguns minutos para chit-chat, ou até mesmo fazer uma videochamada semanal facultativa especificamente para este propósito.
»»» João Ferreira é chief technology officer (CTO) da Skoach, uma empresa criada em 2019. A Skoach é um «treinador digital» de recursos humanos que orienta e treina colaboradores de uma equipa, com o objetivo de desbloquear o seu próprio potencial, promover uma cultura de feedback e alcançar um maior desempenho no trabalho. Através de um chatbot, esta startup usa estudos comportamentais para criar desafios automáticos na forma de jogos, que permitem ao colaborador treinar hábitos em torno de feedback, autonomia e liderança. O software da Skoach já está presente em diversas empresas, por exemplo JLL Imobiliária, Aptoide, Maze, CCA70 Advogados, Beta-i ou Morais Leitão.